Jak organizovat papírování

Papírování - práce s dokumentací a dokumentační podporou pro management v této konkrétní organizaci, řízená GOST R 51141-98 "Papírování a archivace. Termíny a definice." Organizace kancelářské práce spočívá v organizaci registrace, uložení a použití příchozích, odchozích a interních dokumentů v současné činnosti podniku.

Návod k použití

1

Při organizování administrativní práce zjistěte, zda vaše společnost, organizace, geograficky vzdálené jednotky nebo pobočky tuto skutečnost zohledňují a zvažte mechanismus interakce s těmito jednotkami. Administrativní systém v nich by měl být totožný s ústředím, aby se předešlo problémům při registraci a papírování.

2

Přemýšlejte o tom, které ze stávajících forem papírování budete používat: centralizované, smíšené nebo decentralizované. Jejich výběr určuje strukturu podniku (ať už má geograficky vzdálené jednotky) a technické vybavení služby správy kanceláří. Pokud je tato služba malá a není poskytována technicky, je část jejích funkcí převedena na jednotky. V tomto případě dochází ke smíšené papírování. V případě, že je tato služba vybavena veškerým potřebným personálem, hardwarem a softwarem, bude tato forma vedení záznamů centralizována.

3

V každé konstrukční jednotce vyberte speciální personální jednotku, která bude provádět papírování. Pokud to není možné, jmenujte jiného zaměstnance, který bude kombinovat výkon svých hlavních povinností s funkcí úředníka.

4

Určete počet a nomenklaturu případů, která bude zahrnovat všechny příchozí, odchozí a interní dokumenty. Pokud se jedná o dokumenty vyšší (nadřazené) organizace, pak jsou předloženy hlavě k posouzení; dokumenty podřízených organizací by měly být předkládány k posouzení zástupci vedoucího pověřenému prací s nimi. V souladu s tím výzvy občanů - tomuto zástupci, kterému je svěřena povinnost pracovat s obyvatelstvem.

5

Po určení kruhu korespondentů vytvořte klasifikátor, podle kterého můžete okamžitě určit, do které skupiny korespondentů tento dokument patří. Například přiřaďte kód 01 pro veřejné orgány, kód 02 pro písmena vyšší organizace, kód 03 pro dodavatele, kód 04 pro zákazníky atd. Pomůže to zefektivnit pohyb dokumentů v rámci organizace.

6

Rozhodněte se, v jaké formě se bude pracovní postup provádět - v časopise nebo kartě. Obě formy jsou implementovány do speciálních programů pro správu elektronických dokumentů. Pokud takový program stále nemůžete zakoupit, použijte elektronické časopisy pro registraci dokumentů, které lze spustit v Excelu.