Jak napsat dopis dodavateli

Obchodní korespondence vyžaduje pochoutku, zejména pokud jde o dopisy dodavateli, protože důvodem odvolání může být nesplnění povinností nejen z jeho strany, ale také ze strany vaší organizace.

Návod k použití

1

Pokud jste se poprvé obrátili na dodavatele za účelem objednání produktů od něj, použijte standardní formulář žádosti o dodání produktu stanovený touto organizací. Pokud toto prohlášení není zveřejněno elektronicky na webových stránkách organizace, napište dopis volným stylem.

2

Pokud si objednáte několik druhů produktů v různých množstvích, zadejte objednávku ve formě tabulky s názvem, výrobkem, barvou produktu, je-li to nutné. Zapište si povinnost zaplatit za objednané zboží, poskytnout dodavateli údaje o vaší organizaci, na základě těchto údajů dodavatel uzavře smlouvu. Na konci dopisu vyjádřete své naděje na další vzájemně prospěšnou spolupráci.

3

Pokud se váš dopis dodavateli týká nesprávného plnění povinností vyplývajících ze smlouvy, předčasného dodání zboží nebo zboží nesprávné kvality, třídy nebo typu, použijte obraty „Tímto dopisem vás informujeme …“, „informujeme vás …“. Jasně uveďte důvod, proč nemůžete přijaté zboží přijmout. Podívejte se na smlouvu nebo žádost o smlouvu, která uvádí, kolik jednotek a jaký produkt měl dodavatel zaslat. V takovém případě bude dodavatel jednodušší opravit svou chybu.

4

Pokud se váš dopis týká nemožnosti platby za zboží ve lhůtě stanovené ve smlouvě, informujte o tom dodavatele v nejměkčí, ale zároveň úřední formě. Použijte obraty "Omlouváme se za zpoždění platby …", "Vzhledem k okolnostem nemůžeme zaplatit účty dříve …".

5

Řekněte protistraně přesně, kdy máte v úmyslu splatit jí dluh, a že tato povinnost bude zaručena vaší organizací. Na konci dopisu vyjádřete naději, že tato epizoda neovlivní vaše dlouhodobá partnerství.