Jak zefektivnit dodavatelské smlouvy

Dokumentace společnosti by měla být vedena v pořádku. Aby bylo možné snadno najít tu správnou smlouvu na dodávku zboží mezi jinými obchodními doklady, je vhodné pro ně vytvořit samostatnou polici nebo složku. Ale nejen to. Samotné smlouvy musí být také zjednodušeny.

Návod k použití

1

Shromážděte všechny smlouvy, které chcete dát do pořádku, a vyhodnoťte je. Věnujte pozornost tomu, jak často jsou uzavírány as jakými partnery. To vám pomůže vybrat způsob třídění dokumentů.

2

Pokud existuje mnoho partnerů, je vhodnější způsob, jak sjednat smlouvy do data jejich uzavření. V případě, že se smlouvy uzavírají po dlouhou dobu se stejnými firmami, mohou je protistrany rozdělit do samostatné kategorie (složky). A v některých případech stačí dohodnout dohody v abecedním pořadí podle názvů partnerských společností.

3

Ať už si vyberete jakoukoli metodu, nezapomeňte, že objemné složky jsou velmi nepohodlné. Zkontrolujte smlouvy a odstraňte ze společné hromady ty, jejichž platnost vypršela. Vytvořte pro ně samostatnou složku. Takové smlouvy se nejčastěji používají pouze případ od případu, v každodenní práci nejsou vyžadovány.

4

Při sjednávání smluv v chronologickém pořadí dodržujte obecné zásady údržby a uchovávání dokumentace. V těch často používaných složkách jsou nahoře umístěny nedávno uzavřené smlouvy. Níže jsou uvedeny dokumenty s dřívější lhůtou. Naopak při archivaci by první měl být nahoře a poslední smlouva uzavřena níže.

5

Pomocí značek, štítků, záložek a dalších kancelářských potřeb vizuálně oddělte jednu kategorii od druhé. Ujistěte se, že tyto oddělovače jsou ve složce jasně zvýrazněny. To velmi usnadní vyhledávání potřebných dokumentů.

6

Poté, co jsou všechny smlouvy na dodávky zboží vhodným způsobem rozloženy do složky, nezapomeňte sestavit registr dokumentů. Vezměte si ji na obálku nebo ji vložte do složky nad všemi smlouvami. V registru nechte prázdné řádky. Při zadávání nové smlouvy zadejte informace o ní do rejstříku.