Jak implementovat systém řízení kvality

Přítomnost systému řízení kvality je dnes důkazem stability a spolehlivosti společnosti. Jeho implementace vám umožní zvýšit ovladatelnost a konkurenceschopnost a také snížit náklady.

Budete potřebovat

• - „Politika kvality“;

• - „Průvodce kvalitou“;

• - „Dokumentované postupy pro celý systém“;

• - program, který je v souladu s „politikou kvality“;

• - regulační dokumenty upravující obchodní procesy ve společnosti;

• - vyškolený a vyškolený personál.

Návod k použití

1

Systém řízení kvality - indikátor spolehlivosti společnosti a její schopnosti vyrábět výrobky v souladu s požadavky zákazníka. Účelem zavedení systému je vyloučit možné chyby v práci personálu, jejichž výsledkem může být manželství. Postup zavedení systému řízení kvality je velmi všestranný a vícestupňový a vyžaduje implementaci dlouhou dobu (až 1, 5 roku).

2

Implementace systému řízení kvality začíná rozhodnutím managementu o vhodnosti zahájení tohoto procesu. Na úrovni vrcholového managementu jsou rozvíjeny cíle budování systému a konkrétní taktické kroky k jejich dosažení. To vše musí být dokumentováno ve formě objednávek a strategických dokumentů. Jedním z nejdůležitějších je „politika kvality“, která by měla v přístupné a stručné podobě obsahovat klíčové zásady, na nichž bude systém kvality založen. Měly by být v souladu s prioritami společnosti a vycházet z jejích hodnot.

3

V dalším kroku je nutné sdělit zaměstnancům rozhodnutí o vytvoření systému a odůvodnit mu důležitost tohoto postupu. Všichni zaměstnanci pod vedením odpovědné osoby ve společnosti by měli studovat teorii řízení a základní normy ISO. Zvláštní pozornost je věnována kompetencím personálu, jejich potřebným znalostem a zkušenostem v rámci systému řízení kvality.

4

Dále musíte porovnat současný stav ve společnosti a požadavky na normy ISO. To lze dosáhnout dotazováním a dotazováním zaměstnanců společnosti. Výsledkem by měla být zpráva, ve které budou uvedeny údaje o tom, jak jsou prováděny specifické požadavky normy a čeho je třeba usilovat. Zpráva by měla věnovat zvláštní pozornost současnému stavu: hlavním a pomocným procesům společnosti, nejkritičtějším podnikovým procesům, dostupnosti příslušných předpisů a rozdělení odpovědnosti a pravomocí mezi osoby a útvary. Výsledkem zavedení systému řízení kvality by mělo být odstranění rozporů mezi současným a požadovaným stavem.

5

Implementace systému řízení kvality je bez projektového programu nemožná. Měl by obsahovat popis fází postupu, seznam osob odpovědných za každou fázi, jakož i přidělení rozpočtu. Ta zahrnuje náklady na placení za služby externích konzultantů, náklady na školení zaměstnanců, jakož i cenu, která bude muset být odváděna za odvrácení řízení od hlavní práce. Program končí kritérii, podle nichž vedení rozhodne, zda se jim podařilo dosáhnout jejich cílů (například míra odmítnutí, spokojenost zákazníka, procento návratnosti).

6

Normy systému ISO vyžadují, aby byly zdokumentovány všechny obchodní procesy společnosti. Zpočátku se na základě „Politiky kvality“ připravuje „Průvodce kvalitou“. Tento dokument obsahuje popis oblastí odpovědnosti, požadavků na oddělení kvality, algoritmus pro správu dokumentů, postupy pro přijímání a zpracování stížností. Další skupina dokumentů se nazývá „Dokumentované procedury pro celý systém“. Podle normy by mělo být upraveno 6 klíčových postupů. Jedná se o správu dokumentů, údajů, auditů, manželství, opatření k nápravě neshod a zabránění nesrovnalostem. Konečně by další skupina dokumentů měla popsat pravidla pro efektivní plánování a implementaci jejich řídících procesů.

7

Po normalizaci všech podnikových procesů je nutné zahájit zkušební provoz systému. Procesy můžete zahájit postupně, například spuštěním zkušebního provozu v dodavatelském oddělení a následným prodejním oddělením. Pilotní provoz by měl být doprovázen interním auditem systému řízení, aby byly identifikovány silné a slabé stránky. Během auditu by měly být porovnány kvantitativní ukazatele kvality a ideální parametry, ke kterým je třeba usilovat. Všechny odchylky musí být zaznamenávány a upravovány podle výsledků práce zaměstnanců.

8

Posledním krokem je certifikace QMS. K tomu je třeba předložit žádost certifikačnímu orgánu, přiložit k ní veškerou připravenou regulační dokumentaci, přehled organizační struktury společnosti a seznam jejích klíčových zákazníků. Po přezkoumání předložených dokumentů a ověření systému kvality přímo v podniku vydá certifikační středisko protokol, který odráží všechny nesrovnalosti. Podle svých výsledků musí společnost odstranit všechny připomínky ve stanovené lhůtě a poskytnout výsledky úprav. Pokud jsou nesrovnalosti vyřešeny, je společnosti vydán certifikát. Dokončení trvá asi měsíc.

9

Poté, co společnost prochází certifikací, by se práce na zdokonalení systému řízení kvality neměly zastavit. Certifikační orgán musí navíc pravidelně provádět opakované audity. Jejich cílem je potvrdit, že společnost neustále zlepšuje svůj vlastní systém řízení.

Věnujte pozornost

V praxi se zavedení systému řízení kvality může setkat s některými obtížemi. Jedná se o odmítnutí rozhodnutí zaměstnanců, přerušení důvěry mezi zaměstnanci a různými odděleními, nedostatečné porozumění společným cílům, nízká úroveň produkční kultury atd.

Užitečné rady

Výběr certifikačního orgánu by měl být založen na cílech společnosti. Pokud má v úmyslu spolupracovat pouze s ruskými klienty, můžete se obrátit na domácí certifikační orgán. Vzhledem k tomu, že mezinárodní partneři mohou vyžadovat uzavření renomovaného západního certifikačního orgánu;

Jen o systému řízení kvality