Zpráva o výdajích: jak vyplnit dokument

Jakýkoli dokument založený na přijetí peněz vyžaduje správný formulář. Pokud organizace poskytla zaměstnanci prostředky pro případné potřeby, je třeba se o nich informovat vyplněním zprávy o výdajích.

Kdo by měl vyplnit zprávu o výdajích

Režisér nemůže bez peněz poskytnout organizaci žádné peníze pro žádného zaměstnance. Zpočátku by měl být určen seznam zaměstnanců, kteří mají právo na výplatu zálohy s následnou zprávou. K tomu je nutné vypracovat a vydat zvláštní objednávku.

Pokud podřízený potřebuje finanční prostředky k podnikání, musí řediteli poskytnout prohlášení ve volném tvaru. Je třeba uvést požadovanou částku a účel, pro který jsou peníze požadovány. Pokud ředitel s výrokem souhlasí, pak prohlášení osobně podepíše a uvede, kolik si půjčí prostředky a na jak dlouho.

Je důležité uvést, že hotovost může být vydána pouze zaměstnanci, který již plně zaúčtoval všechny dříve přijaté částky.

Zaměstnanec může někdy potřebovat plnou moc, která musí být vydána jménem organizace podle zavedeného vzoru č. M-2 nebo č. M-2a. Tyto formuláře byly schváleny zpět v roce 1997 usnesením Federální státní statistické služby Ruské federace.

Za vynaložené peníze, které byly vydány v účetním oddělení organizace, musí zaměstnanec podat zprávu. Existuje určité období, ve kterém je nutné vyplnit a předložit zprávu o výdajích. Je to 3 dny od konce období uvedeného na formuláři žádosti vedoucím organizace.

Pokud byly zaměstnanci poskytnuty finanční prostředky na potřeby služební cesty, měl by o nich podat zprávu v následujících 3 pracovních dnech po návratu z služební cesty.

Jak se potvrzuje výdaje za zprávu o výdajích

Pokud zaměstnanec zbude peníze, nebude schopen je vrátit pokladně. Nejprve musíte shromáždit všechny dokumenty, které potvrzují, že peníze byly vynaloženy speciálně pro potřeby, pro které byly poskytnuty. Mohou to být hotovostní a komoditní šeky, vstupenky, příjmy, úkony a jiné formy přísného vykazování.

Po obdržení každého takového dokumentu je nezbytné zkontrolovat, zda je datum, částka a podrobnosti čitelné.

Všechny doklady pro zaměstnance budou muset být předány k účetnictví.

Co se stane, pokud zpráva o výdajích nebude vyplněna správně

Pokud zaměstnanec nesprávně provedl nebo nepředložil předběžnou zprávu do 3 dnů, bude orgán dozoru považovat přijaté prostředky za příjem, z něhož bude nutné účtovat pojistné a daň z příjmu fyzických osob. Pokud zaměstnanec později přesto poskytne všechny potřebné dokumenty a zprávu, bude muset účetní provést přepočet.

Oprávněný zaměstnanec organizace může srážet částku, za kterou nebyla poskytnuta zpráva, ze mzdy zaměstnance.

Základní pravidla pro přípravu zprávy o výdajích

Základem pro poskytnutí zprávy o výdajích jsou tato pravidla:

1. Výkaz výdajů musí být doložen dokumenty potvrzujícími vynaložené částky.

2. Doklady musí být předloženy nejpozději 3 pracovní dny po skončení služební cesty, ve lhůtě stanovené vedoucím nebo od okamžiku, kdy nastane práce po nemoci nebo dovolené.

3. Zpráva je zpracována ve zvláštním formuláři č. AO-1. Rovněž je dovoleno použít formulář hlášení výdajů, který schvaluje vedoucí organizace.

4. Za schválení výkazu výdajů musí být odpovědný pouze manažer.

5. Výkaz výdajů vyplňuje zaměstnanec, který peníze utratil. Některé informace by měl také zadávat účetní.

Ve výkazu výdajů by měly být uvedeny následující údaje:

1. Informace o společnosti, která peníze zaměstnance vydala.

2. Informace o zaměstnanci, který obdržel finanční prostředky od organizace.

3. Účel, pro který je nutné poskytnout peníze zaměstnanci společnosti.

4. Částka.

5. Údaje o všech výdajích s potvrzením.

6. Zůstatek, pokud existuje.

Na konci se podepíše zaměstnanec a zaměstnanci účetního oddělení, kteří vydali peníze a obdrželi zbývající část.

Ve zprávě o výdajích nejsou požadována razítka. Je to proto, že dokument je interní. A nepřekračuje rámec organizace. Kromě toho mají od roku 2016 všechny právnické osoby, nejen jednotliví podnikatelé, všechna práva neschvalovat své doklady razítkem a pečetí.

Zpráva je vyplněna v jedné kopii. Je součástí původní dokumentace a nemělo by se mýlit při jejím návrhu. Pokud z nějakého důvodu nebylo možné se vyhnout blotům nebo nesprávnému vyplnění, je lepší vzít nový formulář a vyplnit ho novým způsobem.