Jak popsat obchodní proces

V poslední době existuje tendence podnikání přecházet od funkčního k procesnímu řízení, v souvislosti s nímž významně roste role správného popisu a formalizace obchodních procesů. Teprve po dokončení těchto akcí můžeme hovořit o optimalizaci obchodních procesů jako prostředku ke zvýšení efektivity podniku.

Budete potřebovat

CASE-nástroj, který umožňuje formalizovat obchodní proces v grafickém zápisu.

Návod k použití

1

První je stručně a přesně formulovat název popsaného procesu, který by měl být srozumitelný a odrážet obecnou podstatu posloupnosti akcí, které tvoří obchodní proces. Například, namísto „podání žádosti o výrobu položky do výroby a sledování jejího provedení“ stačí pojmenovat proces „Sledování výroby produktu“. Za druhé, je správné rozdělit celý popsaný proces na menší („atomové“) úkoly nebo podprocesové funkce a určit sled jejich implementace. Při takovém rozdělení bude popsaným procesem proces nejvyšší úrovně. Úroveň podrobnosti procesu nejvyšší úrovně se může lišit, ale měla by být dostatečná pro porozumění publiku, které použije váš popis.

2

Existuje několik způsobů, jak popsat obchodní proces. Nejoblíbenější z nich je grafická, s pomocí diagramů vytvořených v různých zápisech (notace je sada znaků, která něco označují).

Nejběžnější typy zápisů pro popis obchodních procesů jsou IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) atd.

Jako příklad se budeme zabývat diagramem provedeným v notaci BPMN (Notation Business Modeling Notation) pomocí nástroje CASE PowerDesigner (obr. 1). Hlavní prvky v diagramu jsou:

1. „Proces“ (funkce) - obdélník zaoblený v rozích;

2. „Přechod“ - procesy spojující šipku;

3. „Řešení“ - kosočtverec obsahující otázku, na kterou lze odpovědět pouze „Ano“ nebo „Ne“;

4. Podmínky - textové výrazy, za kterých se provádí přechod z jedné funkce na druhou. Podmínky jsou vždy uzavřeny v hranatých závorkách. Někdy je užitečné rozdělit diagram na „Trasy“ - vertikální nebo horizontální sekce, které označují jednotky podniku nebo zaměstnance odpovědné za provádění určité funkce. V tomto případě by měla být ikona této funkce v její sekci. Kromě uvedených prvků může diagram také obsahovat seznam dat, která jsou vstupem nebo výstupem procesu, jakož i odkazy na pravidla nebo předpisy, podle kterých se tato nebo tato funkce provádí. Příklad popisu obchodního procesu „Kontrola výroby výrobku“ je znázorněn na obr. 1. Je snadné si všimnout, že tento diagram je velmi podobný blokovému diagramu algoritmu pro řešení problému.

3

Grafický popis procesu lze také doplnit textovým popisem jeho podprocesových funkcí ve formě tabulky obsahující následující sloupce: název procesu, jednotka (vlastník procesu), popis procesu, výsledek provádění procesu. Příklad takového popisu je znázorněn na obr. 2. Pokud se očekává další optimalizace popsaného obchodního procesu, lze do tabulky také přidat sloupec s popisem obtíží nebo nevýhod právě probíhajících podprocesových funkcí.

Užitečné rady

Vždy dodržujte pravidla vybraného grafického zápisu popisu obchodních procesů.

• M. Rybakov. Optimalizace podnikových procesů.
• jak udělat obchodní proces